「受注」と「出荷」

「受注」と「出荷」の概念は、大切な「伝票処理上の考え方」です。

この考え方を把握しないと、商品過不足や過剰入返金の発生につながるので、特に新入社員はしっかりと理解してください。

まず、「受注」ですが、これは「お客様から注文を受けて伝票計上した状態」で、商品やお金のやりとりは考えに含まれません。

「商品やお金のやりとりと“伝票上の流れ”は別物」として考えて下さい。

例えば、「冷蔵庫を明日配達して欲しい」という注文を受けた場合、伝票計上を行います。

この場合、「先にお金を入金（一部・もしくは全額）されるお客様」と「配達時に入金（残金・もしくは全額）されるお客様」の２種類に分かれますが、入金のタイミングに関係なく、どちらも「伝票計上した時点」で受注が発生します。

そして配達が終わり、受注伝票に「完了登録」を行った状態が「出荷」になります。

ここでも「商品やお金のやりとりと“伝票の流れ”は別物」で、商品引き渡しや金銭授受が実際に行われていなくてもと完了登録が入った時点で伝票上は出荷になりますので、注意が必要です。

こう記載すると「だったら、電池などの持ち帰り商品などはどうなの？出荷登録なんてしていないよ！」という疑問を持つ方も居られるでしょう。

このような持ち帰り処理は、POSレジが「受注」と「出荷」を同時に自動登録を行ってくれているのです。

「持ち帰り画面での伝票計上」や複数商品受注時の「一部持ち帰り登録」がこれに該当します。

「商品やお金のやりとりと“伝票の流れ”は別物」と記載しましたが、「商品をお渡ししていない場合や渡しすぎた場合」、「お金の過剰入返金・未入金」があれば、

―――など、「商品」や「お金」と伝票の辻褄が合わないという現象としてあらわれます。

商品やお金の辻褄が合わねば調査が必要になり、いずれも人と時間が掛かるので、受注・出荷の考え方をしっかりとつかんでおかないと販売に影響が出ます。

また、図中のＡとＣは不正であり、通常の流れであるＢにも不正は存在します。

例えば、現在では少なくなっていますが、注文をいただきながら伝票計上せず、入金処理だけを行う「先行入金」のＡパターンや注文をいただいていないのに伝票計上する「架空売上」のＢパターンは「キャンペーン」など、期間が決められ、予算達成を厳しく指示される場合によく見受けられました。

また、最近はＣのフローのように集中レジの混雑を利用し、お客様を装った「仲間」に「伝票計上を行わず、堂々とそのまま商品を渡す」取り込み詐欺も増えているので店長は注意してください。

この受注と出荷の考え方をしっかりと身に付けると、少し複雑なキャンセル処理も間違いが減るだけでなく、商品とお金の管理の精度もあがるため、新入社員への最初の教育項目として十分に説明することが望まれます。